|
|
|
|
|
|
|
Als de gasten aankomen, dienen ze vriendelijk ontvangen te worden. Dat begint met een begroeting en een glimlach. “Leuk dat u er bent, mag ik uw naam alstublieft” of “Goedemorgen, u bent van harte welkom in het Herenhuis, wat is uw naam? Vervolgens gaat de receptionist(e) na of de gast een reservatie heeft en indien dat het geval is, is de gast geregistreerd. De gast wordt gevraagd een registratie kaart in te vullen, die zoveel mogelijk al is ingevuld als hij/zij gereserveerd of al geboekt heeft. Op de kaart dient te staan naam, adres, relevante andere informatie, aantal nachten enz. De identiteit van de gast moet worden gecontroleerd door een paspoort, identiteitskaart of rijbewijs te vragen en te verzoeken of daar een kopie van mag worden gemaakt. Als er geen reservering is gemaakt dient de receptionist snel te bekijken of er nog kamers beschikbaar zijn en voor welke prijs die aangeboden kunnen worden. Al seen accommodatie volgeboekt is het handig met een college accommodatie afspraken te maken over doorverwijzing van potentialen gasten. In grote accommodaties is het zinvol een elektronisch schema paraat te hebben dat de bezetting van de kamers weergeeft en of ze al schoongemaakt zijn of dat dat nog moet gebeuren.
Een belangrijk punt bij het inchecken, inboeken, is ervoor te zorgen dat de betaling van de kamer gegarandeerd is. Als de gast niet van tevoren heeft betaald kan hij/zij vriendelijk verzocht worden een contante betaling met een waarborgsom te geven of dit per creditkaart of eventueel travellercheque te garanderen. Op de creditkaart kan een bepaald bedrag als reserve worden gereserveerd. Een kopie van de kaart dient gemaakt te worden. Als je alleen bankbetalingen vooruit of contante betaling verlangt dien je dat van tevoren aan de gasten kenbaar te maken. Als de gasten per auto arriveren is het verstandig hun nummerplaat te noteren voor eventuele calamiteiten. Bovendien weet de staf dan van wie een bepaalde auto is. Als de gast via een reisbureau of internet organisatie heeft geboekt wordt hem gevraagd zijn voucher of afgeprinte bevestiging te overhandigen. Meestal is het verblijf dan vooruit betaald aan de accommodatie door de reisorganisatie.
Na deze procedures overhandigt de receptionist de (elektronische) sleutel van de kamer aan de gast en vergezeld hem, of vraagt daar iemand van de staf voor hem te vergezellen en even kort uit te leggen hoe alles werkt op de kamer en in de accommodatie zelf. Een plattegrond van de accommodatie en de directe omgeving daarvan is een aardige geste daarbij.
Soms, afhankelijk van het type accommodatie, worden groepen bij de verwelkoming in een traditioneel streekkostuum ontvangen met een toespraak of anekdote en een welkomstdrankje met snack volgens de traditie van de regio (een berenburger in Friesland bijvoorbeeld met “flugelke).
De receptionist handelt het inchecken dan meestal af met de reisleider van de groep.
Check-inprocedure:
|
De gast verwelkomen, identiteit vaststellen,, inschrijven (kaart of file in de computer met naam, adres, specifieke informatie (allergie of bijv. Vegetariër),aantal nachten), ontvangen betalingen, condities van betalingen, sleutel, overhandigen en de weg wijzen naar de kamer, het de gast comfortabel maken. |
|
|
4.2.1. De receptionist | 4.2.3 Informatieverstrekking |
|