|
|
|
|
|
|
|
Niet gegarandeerde boeking – betaling bij aankomst en/of vertrek
Niet- gegarandeerde boeking met voorwaarden - betaling bij aankomst en/of vertrek. Voorwaarde kan zijn: de kamer wordt vastgehouden tot vier uur
Gegarandeerde boeking –(gedeeltelijke) betaling in het vooruit en bij vertrek
De meeste accommodaties in landelijke gebieden worden vooruit geboekt. Meestal hebben binnenlandse toeristen een voorkeur eboekingen rechtstreeks met de accommodatie af te handelen in plaats van via een centraal boekingssysteem of een reisbureau.
Een reserveringsverzoek kan gedaan worden per telefoon, (zie het gesprekskader in A2. Communication Dialoogjes), e-mail of fax. Het dient in ieder geval direct beantwoord worden met een positief of negatief antwoord of een voorbehoud. Om dat te kunnen doen dien je een overzicht te hebben over de bezetting van je kamers op elk moment over het gehele jaar. Het is aan te bevelen een overzicht of tabel te maken met de al gemaakte reserveringen (zie hierna). Een Exel tabel is handig maar er kan ook volstaan worden met een Word file of een geprinte tabel die handmatig word ingevuld. De receptionist heeft dan een direct overzicht wanneer en welke kamers bezet, geboekt of gereserveerd zijn.
Kamerbeschikbaarheidsschema
|
Het is ook aan te bevelen je eigen standard boekings- of reserverings formulier te maken. Je kunt dat doen in een Word of Exel versie. Het kan dan per e-mail of gewone post verstuurd worden. Het moet in ieder geval voor jou en je staf eenvoudig te hanteren zijn.
Als alternatief kan je via je website online boekingen mogelijk maken. Dat wordt meer en meer gedaan via het internet maar de kosten zijn dan hoger en de omgeving van de betaling moet veilig zijn gelet op allerlei fraude gevoelige zaken en hackers. Voor grotere accommodatie is het in ieder geval een aantrekkelijke optie zo´n online boekingssysteem te hebben. Als kleinere organisaties samenwerken, kan het ook qua kosten voor zo´n samenwerkingsverband aantrekkelijk zijn. Voor gasten en receptionisten is het online system aantrekkelijk omdat de status van de boeking of reservering direct zichtbaar is evenals de betaling. Alles gaat automatisch en de staf heeft er weinig omkijken naar.
|
|
Per e-mail | Betalings en reserverings mogelijkheden |
|