Sectie 4: Omgaan met gasten 4.1. Boekingen en Correspondentie 4.1.1. Eerste contact

Per e-mail

Antwoorden op informatieve vragen, reserveringen maken en bevestigen, boekingen doen en rekeningen uitschrijven zijn de meest voorkomende schriftelijke correspondentie activiteiten. Het is aan te bevelen zoals al eerder vermeld standard formulieren en mail op te stellen zodat je direct kan antwoorden op verzoeken van de gasten en niet elke keer opnieuw het wiel hoeft uit te vinden.

Besteed dus wat tijd in het ontwikkelen van een (elektronisch) informatieblad, een brochure, standaard reserveringen en boekingsformulieren en bevestigingen. Met name het afhandelen van verzoeken om meer informatie zal je dan een hoop tijd besparen. Een eenvoudig antwoord zou er kunnen uitzien als onderstaand voorbeeld:

Reactie op het eerste informatie verzoek:

Denk eraan dat elke officiële e-mail en brief voorzien moet zijn van de officiële naam van de accommodatie, het adres daarvan en hetregistratie nummer van de Kamer van Koophandel. Daarnaast is het gemakkelijk ook het bankrekening nummer te vermelden voor mogelijke betalingen. Als je met buitenlandse gasten te maken hebt is een IBAN nummer en een BIC/SWIFT code ook handig om te neer te zetten.

Een professioneel brief of standaard formulier geeft een direct antwoord, is stijlvol en geeft een adequate informatievoorziening. Daarbij is het tijdbesparend

Als je informatieve over de accommodatie geeft bedenk dan altijd dat de indrukken van je toekomstige gast voor zijn bezoek aan jouw verblijf beginnen.

Het is daarom aan te bevelen een website te hebben met informatie die van belang is voor je gasten. Een website ontwikkelen kost tijd maar met modern technieken valt dat erg meer zoals je in Sectie 2 onder Marketing hebt kunnen lezen. Je kunt het ook uitbesteden natuurlijk. Een website bespaart in ieder veel tijd en zorgt ervoor dat de potentiele gasten meestal direct willen reserveren of boeken.

Per telefoon

4.1.2. Reserveringen en betalingen