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La facturación comprende todo el proceso de valoración y confección de vales de los distintos departamentos, el servicio de alojamiento, comidas, etc., es decir, el proceso comienza desde que se toma la hoja de reserva, si es de alojamiento, y la comanda al cliente, y finaliza con el cuadre de liquidación, pasando por la confección y valoración de la factura.
El primer paso es hacer la comanda, que es el impreso donde figura lo solicitado por el cliente, pero que no está valorada. Después hay que confeccionar la factura, tarea realizada por el gestor del alojamiento rural o persona en quien delegue, mientras que la comanda la toma el personal de servicio. La factura refleja de una forma ya valorada lo solicitado por el cliente.
En un alojamiento rural compartido los vales de los departamentos que se generen en este proceso, bien de comedor o de algún servicio adicional que se preste en el mismo, se centralizan en la “Mano-corriente”, por lo que se deben entregar en el departamento de recepción o bien al gestor de la liquidación, para la realización en el cuadro de producción, siendo la liquidación el balance o estadillo donde se reflejan todas las ventas realizadas durante el turno o servicio.
Cuando el cliente solicita la cuenta o minuta del servicio consumido al gestor, éste tiene dos opciones para cancelar el importe del mismo: hacerlo efectivo en cuyo caso recibe el nombre de “contado” y el original de la factura se lo podrá quedar el cliente o bien, firmando el vale o factura para que se pase a recepción y se lo cargue en la factura general del alojamiento rural, en cuyo caso se denomina “crédito”, y el original debe ser firmado por el cliente y enviado a recepción. Este concepto responde a la acumulación de los diversos servicios consumidos por un cliente a lo largo de su estancia en el alojamiento rural.
El crédito de una factura general o el crédito en el departamento de recepción se puede producir en los siguientes casos:
POR CRÉDITO PERSONAL: se puede producir tanto a nivel individual y particular de un cliente, como a nivel de empresas privadas y públicas. Generalmente, los alojamientos rurales no admiten cheques personales ni conceden créditos a no ser que haya alguien de la empresa que se responsabiliza del cobro de los mismos.
TARJETA DE CRÉDITO O DE PAGO: son admitidas en la mayoría de los establecimientos ya que permite a los turistas viajar sin llevar dinero en efectivo además de suponer una seguridad para el hotel en cuanto al cobro de las facturas. Para ello se establece un contrato bilateral entre ambas empresas en el que se determina el período y secuencia de presentación y entrega de facturas, voucher, comisiones, etc.
BONO DE AGENCIA: es el documento que emite la agencia de viajes a nombre de un cliente, responsabilizándose del pago de una serie de servicios, de una cierta cantidad o simplemente para efectuar una reserva sin hacerse cargo de pago alguno. Los bonos de agencias pueden ser: bono de reserva o bono descuento reserva, bono depósito, bono de paquete turístico, bono full crédit o todo incluido. Este se liquida posteriormente a la estancia de los clientes.
La caja es el último eslabón del proceso de entrada y en los alojamientos rurales se considera como un componente de la Recepción o bien una responsabilidad más del gestor. Además suele tener las siguientes funciones: Cobro de facturas en efectivo o a crédito (cheques de viaje, bonos de agencias de viajes, comisiones), a veces, también custodia y deposito de valores.
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Relación presencial con el cliente | 4.4.1. Cierre de Diario |
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