II. Huvudsakliga kulturella produkter 7. Kulturella evenemang

Del 7.10: Ekonomiska frågor

När man arbetar fram en budget är det viktigt att komma ihåg att en budget kan ses som en plan uttryckt i siffror. Budgetprocessen inkluderar kostnader och uppskattade intäkter och hur ekonomiska resurser fördelas (Events management, s.177).

Vi har redan talat om utgifter – kostnader som bestämmer hur stora intäkterna måste vara och som hjälper oss att räkna ut ett lämpligt biljettpris.

För att täcka utgifter använder man sig av:

• Företagets besparingar
• Finansiellt stöd från sponsorer
• Finansiellt stöd från offentlig sektor – staten och kommunen, etc.
• Stöd från icke-statliga organisationer – anslag och finansiering från olika organisationer

För att locka ekonomiskt stöd för det planerade evenemanget måste en budget (en uppskattning av utgifter och intäkter) skapas (se kapitel 4). Alla aktiviteter under evenemanget samt marknadsföringskostnader måste inkluderas i budgeten. När man skapar en budget måste man se över vilken ekonomi som behövs för att nå de uppsatta målen samt beräkna vilka intäkter som behövs. För att behålla ett rimligt biljettpris måste man hitta sponsorer och annat stöd.

När budgeten är fastställd kan man arbeta fram ett förslag till sponsorer och samarbetspartners. Målet med förslaget är att få uppmärksamhet från sponsorer och samarbetspartners och att få dem intresserade av att stödja evenemanget. Sponsorerbjudandet måste innefatta en plan för hur sponsorns mål ska uppnås. För att få sponsorns uppmärksamhet måste man skapa en situation som alla vinner på.

Samarbete med något annat företag måste organiseras i tid eftersom både den privata och offentliga sektorn planerar sina budgetar minst ett år in i framtiden. Därför måste entreprenörer lämna in sina förslag i god tid. Många intressanta förslag förblir ogenomförda i Lettland på grund av att man skrider till handling för sent.

Entreprenörer gör beräkningar av utgifter och intäkter men livet gör sina egna justeringar, och ofta så stämmer inte planerade siffror med faktiska siffor. Faktiska siffror kan hamna mer eller mindre över allt, både i utgifter och intäkter. För att undvika otrevliga överraskningar beräknas så kallad oförutsedda utgifter så att budgetens utgifter förbättras. I vårt fall hade arrangören inte räknat med några oförutsedda utgifter vilken heller inte uppstod, men ändå förverkligades inte intäktsplanen. Intäkter kan variera mer då de påverkas av större risker. Till exempel, om det kommer fler besökare än väntat kan evenemanget misslyckas på grund av överbeläggning – och besökarna får lida. Det är därför som arrangören måste veta hur många besökare evenemanget kan betjäna, hur stor kapacitet platsen och de tjänster som finns där har. Det maximala antalet besökare får inte överskridas, inte ens av ekonomiska skäl. Ett annat exempel: antalet besökare är färre än väntat, vilket självklart påverkar intäkterna. För att försäkra sig mot ekonomisk förlust bör sponsorer säkras och marknadsföringsaktiviteter planeras.

I fallet med Līgo-firadet vid Raksi blev intäkterna mindre än väntat på grund av att antalet besökare var färre än väntat (2200 st), och därför blev biljettintäkterna mindre än väntat. Intäkterna beräknades uppnå 16910 lats men blev i själva verket bara 14715 lats, det vill säga 2195 mindre än beräknat. Företagets vinst blev 4160 lats och 2200 glada besökare – potentiella framtida besökare, erfarenhet och samarbetspartners. K. Blaus bekräftade att evenemanget var framgångsrikt och sade att ett liknande evenemang skulle arrangeras nästa år. Både sponsorer och samarbetspartners var också nöjda med evenemanget.

Planerade och faktiska intäkter:

Efter evenemanget måste arrangören göra en ekonomisk utvärdering av evenemanget och skicka denna tillsammans med ett tackbrev till partners och sponsorer. Genomsyn och ärlighet är de bästa kompanjonerna i evenemangsarrangering – en garanti för framgång vid nästa evenemang. Även vid händelse av ekonomisk förlust är det viktigt då vi lär av våra misstag genom att analysera och undvika dem.

Frågor

Frågor