II. Huvudsakliga kulturella produkter 7. Kulturella evenemang

Del 7.9: Juridiska frågor, bestämmelser och krav

Entreprenörer fungerar på marknaden som ägaren av en kulturell produkt som inte bara organiserar och koordinerar evenemanget utan också är juridiskt ansvarig. Därför måste entreprenörens alla handlingar vara juridiskt korrekta – man måste ta fram och skriva under överenskommelser.

Följande måste inkluderas i kontraktet:

• All företagsinformation som rör de ingående parterna.
• En detaljerad beskrivning av överenskommelsen (köpet av varor eller tjänster) och samt gällande kvalitet och kvantitet.
• Villkoren för överenskommelsen – pris, betalningsvillkor, leveransvillkor, ansvarsfördelning och straffsanktioner
• Alla parters signaturer som bekräftar att alla parter förstår och ger sitt medgivande till kontraktets innehåll.

Det är också viktigt att komma ihåg att kontrakt måste upprättas med alla inblandade parter – leverantörer, media, sponsorer och andra som ger stöd. Om evenemanget organiseras på ett område eller en arena som ägs av någon annan måste även ett kontrakt för detta upprättas.

Att upprätta överenskommelser är en väldigt viktig del i att arrangera ett evenemang. Teoretiskt kan det delas upp i följande steg: intresse, diskussion, ömsesidig överenskommelse, diskussion om villkor och bestämmelser, signering och genomdrivande av kontraktet.

Alla lokala och nationella bestämmelser och krav måste åtföljas (gällande bland annat handel, säkerhet, sanitet och miljöskydd). I detta fall:

1. Biljettregistrering hos skatteverket
2. Tillstånd att sälja mat på plats
3. Tillstånd att sälja tobak och alkohol
4. Skatter för reklam i kommunen
5. Avgifter för att spela upp musik offentligt (till motsvarande STIM)
6. Bestämmelser från miljömyndigheten

Trots att tillståndet att sälja tobak och alkohol ansöks om av försäljaren av varorna är det arrangören av evenemanget som har ansvar för att dessa bestämmelser åtföljs. Därför måste arrangören kontrollera alla tillstånd. Evenemang kan ställas in av berörda myndigheter.

Om en reklambyrå involveras är de ansvariga för att tillstånd och skatter betalas in till myndigheterna. Om inte kan myndigheterna riva ner affischerna.

Det är viktigt att komma ihåg att upprättandet och signerandet av ett kontrakt verkligen minskar riskerna för att ömsesidiga överenskommelser bryts och för ekonomisk förlust.

Frågor

Frågor