II. Huvudsakliga kulturella produkter 7. Kulturella evenemang

Del 7.8: Möjliga risker och bekymmer

Risker som kan uppstå under organiseringsprocessen kan identifieras genom att man analyserar vilken påverkan den yttre och inre miljön har.

PEST-analyser används för att analysera vilka politiska, ekonomiska, sociala och teknologiska aspekter av en miljö som kan orsaka risker:

• Politiska aspekter: Staten reglerar affärsverksamhet inom området. Statliga regler påverkar också produktionen av kulturella evenemang – i vårt fall påverkas biljett- och alkoholförsäljning, och även hur säkerhet och offentliga toaletter sköts. Om några regler förändras under planeringsperioden kan oförutsedda utgifter uppstå.
• Ekonomiska aspekter: Den ekonomiska situationen i ett visst område påverkar lokalbefolkningens köpkraft. Under en nedgång i ekonomin kan biljettpriserna kanske vara för höga vilket gör dem otillgängliga för kunderna.
• Sociala aspekter: Olika institutioner kan ha åsikter som påverkar målgruppens inställning till produkten. Om produkten går emot likala traditioner eller värderingar blir implementationen väldigt svår. I vårt fall fanns inga sådana risker eftersom Līgo-firandet är av nationellt värde. Om produkten säljs till en utländsk publik måste kulturella föreställningar och traditioner tas hänsyn till.
• Teknologiska aspekter:Normalt fungerande teknologi kan användas i evenemanget, men det finns alltid en risk för teknologiska avbrott. Bankkort, kassaapparater, mobiltelefoner och walkie-talkies kan sluta fungera, och då kan hot mot evenemanget uppstå. I Raksis fall var detta en reell risk då området i allmänhet har dålig mobiltäckning. Raksis ägare beslutade att själva investera i uppsättandet av en mobilmast för att undvika detta problem.

Ett evenemang kan också påverkas av meteorologiska aspekter. I händerlse av regn skulle evenemanget bli mindre attraktivt då folk hade velat använda regnjackor och paraplyer som minskar sikten och gör det svårare att delta i aktiviteter.

Evenemangsplanering påverkas också av konkurrens. Andra entreprenörer och även den offentliga sektorn skapar liknande produkter vilket kan påverkar målgruppens val.

Ett annat sätt att analysera risker är att göra en SWOT-analys (Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threats) där företagets styrkor, svagheter, möjligheter och hot pekas ut. Finansiella, personliga, teknologiska och fysiska aspekter analyseras för styrkor och svagheter. Hot kan skapas av inkompetens eller brist på en eller flera resurser.

I vårt fall var arrangörernas styrkor tidigare erfarenhet på mindre skala, professionella anställda, bra val av medarbetare, förmågan att attrahera sponsorer, områdets geografiska utformning och evenemangets mångfaldiga erbjudanden.

Svagheterna låg i brist på erfarenhet att skapa imponerande reklamkampanjer, otillräckligt utrymme för parkering och tältuppsättning, oförmåga att själva sälja förköpsbiljetter (vilket kan åtgärdas genom att skapa funktionen att köpa biljett på Raksis hemsida).

Möjligheterna – besökare lockas genom att populära band spelar, en känd person är värd för evenemanget, information om djurparken och genom att använda de rätta reklamkanalerna. Sponsorer och annat stöd lockas också på detta sätt.

Hot – oförmåga att locka sponsorer, brist på besökare, och vädret.

Klausuler om force majeure (större/högre makt på franska) bör nämnas här då det inkluderas i varje kontrakt. Det har att göra med att ingen part är ansvarig om vissa oförutsedda hinder uppstår – sådant som naturkatastrofer, krig, revolutioner, terrordåd, invasioner, embargon och strejker.

Risker rörande miljöskador: Stora evenemang riskerar att göra skada på miljön på grund av den stora koncentrationen av människor och fordon på liten yta. De huvudsakliga hoten är:

• Jorderosion, grässkador– Detta kan undvikas genom att använda asfalterade parkeringar. Om parkeringen läggs på ängar och det regnar kan bilar fastna i leran och förstöra gräset. Det är inte tillåtet att ha parkeringar i ekologiskt känsliga områden; nära floder och sjöar, vid sanddyner och vid naturskyddade områden.
• Miljöutsläpp– Kan uppstå vid användning av toaletter, på grund av matrester och fyrverkerier, etc. Arrangören måste ta hand om sophanteringen, ha rätt antal toaletter och vara försiktig med eventuella luftföroreningar.
• Resurser– Arrangören måste kontrollera resursåtgången; vatten, bränsle för brasor, osv. Besökare får inte skada flodbankar eller skog.
• Eldskador –All öppen eld måste kontrolleras noga, särskilt om det är varmt och blåsigt.
• Bullernivåer– Under ett evenemang måste regler om bullernivåer åtföljas; avståndet till bostäder, tid på uppträdanden och ljudnivå måste kontrolleras.

Frågor

Frågor