|
|
|
|
|
|
|
När man planerar ett evenemang måste man ta med alla kostnader i beräkningen. Budgeten måste planeras efter överenskommelser med leverantörer om kostnader. När en komplett kostnadsberäkning är klar är det möjligt att beräkna hur stor vinsten måste vara och att locka stöd och sponsorer till projektet.
Det finns två typer av kostnader, fasta och variabla, vilka tillsammans utgör overheadkostnaderna. De variabla kostnaderna beror på antalet sålda produkter – i vårt fall sålda biljetter. Fasta kostnader inkluderar administrativa kostnader för ett företag under ett evenemang – personallöner, vardagliga kostnader, skatter, försäkring. I vårt fall har företaget beräknad två dagars kostnader då evenemanget pågick i två dagar. Fasta kostnader är inte beroende av antalet besökare.
A. Fasta kostnader
| Företagets administrativa kostnader under två dagar | LVL 200 |
| Försäkring för evenemanget | LVL 100 |
| Hyra för extra mark för tält och parkering från en granne | LVL 200 |
| Hyra för scenutrustning och tält för musiker | LVL 1,000 |
| Stolar, bord och skjul för marknaden, levereras av kommunen i Cesu. | LVL 0 |
| Ljud- och ljusutrustning | LVL 600 |
| Portabla toaletter | LVL 300 |
| Säkerhetstjänster | LVL 650 |
| Montera upp och ner området | LVL 200 |
| Städa området efter evenemanget | LVL 150 |
| Dekoration och informationsskyltar | LVL 400 |
| Sätta upp brasor | LVL 150 |
| Material till fyrverkerierna | LVL 500 |
| Utrustning till matställena – levereras av cateringfirmorna | LVL 0 |
| Lön till banden | LVL 2,200 |
| Lön till värden | LVL 350 |
| Copyrightavgifter för bakgrundsmusiken | LVL 80 |
| Tillstånd för att sälja mat och alkohol | LVL 80 |
| Reklamkostnader (inklusive tryckt material) | LVL 2,300 |
| Reklam – byteshandel med bokförlaget Diena* | LVL 500 |
| Reklam – byteshandel med tryckeriet Veiters* | LVL 200 |
| Transportkostnader för material | LVL 300 |
| TOTALA FASTA KOSTNADER | LVL 10,460 |
B. Variabla kostnader
| 1. Betalning för förbokade biljetter – 7 % av biljettpriset Ls 0.20 från Ls 3.00 per biljett, 1500 biljetter | LVL 300 |
| TOTALA UTGIFTER FÖR EVENEMANGET | LVL 10,760 |
31 % moms är inkluderat i priserna.
*Byteshandel är när varor eller tjänster flyttas direkt mellan företag mot andra varor eller tjänster utan att pengar används. Kostnaden för utbytta varor eller tjänster måste inkluderas i kostnadsberäkningen.
Entreprenörer måste överstiga den så kallade break even-punkten vilken beror av antalet sålda enheter (biljetter), pris per enhet, och på hur sammansättningen av fasta och variabla kostnader ser ut.
När man beräknar break even-punkten fungerar intäkter på samma sätt som utgifter.Detta måste kommas ihåg då man beräknar biljettpriset. Denna beräkningsteori kan man läsa mer om i “Marketing Culture and Arts” (Montreal, 2001, s.133).
För att beräkna break even-punkten och för att förstå vilket antal biljetter du måste sälja för att undgå att gå med förlust kan följande formel användas:
Break even-punkt =
Fasta kostnader 10460
__________ = ________________ = 3735 besökare
Bruttovinst 3.00 - 0.20
Bruttovinst är biljettpriset minus variabla kostnader per biljett.
Med 3 lats per biljett, vilket arrangörerna tyckte var överkomligt och inte ville överstiga, skulle det kräva att 3735 besökare köpte biljetter, och det är inte realistiskt. Så, entreprenören lockade sponsorer, närmre bestämt kommunen i Amata, vilka bidrog med 5000 lats vilken gjorde att break even-punkten kunde nås med bara 1950 besökare som köper förköpsbiljetter via internet.
10460 - 5000 = 5460 : 2.80 = 1950 besökare
Det beräknades också att biljetter skulle säljas innan evenemanget vid Raksi utan mellanhand och att det fanns andra inkomstbringande inslag:
| 1. Finansiellt stöd från kommunen i Amata | Ls 5 000 |
| 2. Biljettintäkter (1500x3.00)+(1500x2.80) | Ls 8 700 |
| 3. Intäkter från boenden | Ls 1 260 |
| 4. Intäkter från tält 300 x 5.00 | Ls 1 500 |
| 5. Intäkter från uthyrning av cateringplatser 3x150.00 | Ls 450 |
| TOTALA BERÄKNADE INTÄKTER | Ls 16 910 |
| BERÄKNAD VINST 16.910-10.760 = | Ls 6 150 |
|
|
Frågor | Frågor |
|