II. Huvudsakliga kulturella produkter 7. Kulturella evenemang

Del 7.3: Att planera ett evenemang – huvudkomponenter

IDÉ – KONCEPT – MÅL – MANUS – ORGANISATION – EVENEMANG

Kedjan från idé till genomfört evenemang innehåller flera logiska steg. Idéerna föds vanligen genom brainstorming, då folk som har gemensamma mål samlas för att fundera ut vad man ska göra för att skapa ett nytt evenemang. I detta steg är kreativitet och fantasi de nödvändigaste inslagen. Affärsmän inom turistindustrin kan involvera personer från kulturområdet och marknadsföringsspecialister under brainstormingprocessen.

Idé – många olika typer av evenemang kan skapas. Exempelvis, evenemang som har att göra med ett visst material – utställningar av redskap, dräkter, byggnader eller lergods. En viss period, t.ex. sovjettiden, kan användas som tema. En bondgård där besökarna får prova på att vara bonde. Man kan fokusera på segling, spådomskonst, djurliv, etc. Det finns många idéer som kan hittas genom att analysera lokala möjligheter, omgivningar och traditioner.

Steg 1 – IDÈ.I vårt exempel valde Raksi Līgo-firandet vilket har djupa lokala traditioner. Idén är tätt sammanflätad med evenemangets uppdrag – att popularisera Līgopå landsbygden.Genom denna idé utvecklades evenemangets koncept.

Frågor kring konceptet besvaras av Raksis ägare.

Steg 2 – KONCEPT– Svar på grundläggande frågor:

1. Varför arrangerar ni detta evenemang?

• För att skapa ett nytt evenemang till centret och locka nya besökare.

2. Vad är idén och innehållet bakom evenemanget?

• Att fira Līgomed en marknad, konserter, dans, stora brasor och fyrverkerier.

3. När äger evenemanget rum?

• På midsommarafton, kvällen och natten den 23 juni.

4. Var äger evenemanget rum?

• På fritidscentret Raksi.

5.Vilka är det som besöker evenemanget?

Folk från hela Lettland, familjer med barn.

Steg 3 – MÅL. En viktig del av planeringsprocessen är att definiera exakta mål. Författarna av ”Events management” påpekar att välformulerade mål är ett kärnelement i planeringsprocessen och att de kan identifieras genom ett antal nyckelfaktorer. Dessa kan förkortas med akronymen SMART: specifika, mätbara, uppnåeliga (achievable), relevanta, tidsspecifika (Events management, Oxford, 2003. s.70). Mål kan vara specifika – förknippade med produktens tema och uppdrag, de kan vara mätbara – länkade till mätbara enheter, uppnåeliga – länkade med uppnåeliga kategorier, relevanta – länkade med målen för den specifika miljön och evenemangets tidsramar.

Mål för evenemanget ”Līgoi Raksi”, fastslagna 20 april 2010:

1. Specifika:

• Att arrangera ett Līgo-firande av en viss kvalitet som får besökare att:
  • göra återbesök inte bara vid nästa års evenemang utan även däremellan, och
  • rekommendera Raksi för sina vänner och bekanta som ett utmärkt ställe för fritidsaktiviteter på landsbygden.
• Att skapa en privat atmosfär på det 7 hektar stora området genom att använd olika fritidsaktiviteter.
• Att locka dit lokala traditionella folkgrupper och hantverkare för att presentera inhemska traditioner.

2. Mätbara:

• Att få avkastning på utgifterna för evenemanget.
• Locka fler än 3000 besökare.
• Att inkludera 15 aktiviteter i evenemanget, så att besökarna har möjlighet att aktivt använda sin tid på Raksi.

3. Uppnåeliga:

• Att involvera Amata-regionens kommun i finansieringen av evenemanget.
• Att involvera marknadsföringsspecialisten E. Krauze i att organisera reklamkampanjen.
• Att locka sponsorer och annat stöd för att undgå förlust.
• At involvera välkända evenemangsvärdar och musikgrupper för att öka attraktiviteten.

4. Relevanta:

• Att hyra extra mark för att sätta upp tält.
• Att lägga ut catering till flera olika firmor för att säkra snabb och högkvalitativ service.
• Att involvera säkerhetspersonal för att undvika trafikstockning och att kontrollera parkeringen och den allmänna ordningen.

5. Tidsramar:

• Att påbörja reklamkampanjen i media två veckor innan evenemanget.
• Att ha ett färdigt manus senast 5 maj.
• Att ha medarbetare och annat stöd senast 10 juni.
• Att ha sponsorer senast 10 juni.
• Att förbereda evenemanget senast 22 juni.
• Att genomföra evenemanget 23-24 juni.

Ett MANUS är en beskrivning av evenemanget med starttider och längd på aktiviteter, medarbetare, och en outline för texterna (oftast improviserar värdarna kring ett givet ämne).

En förkortad version av (utan texter) Līgo-evenemanget på Raksi:

12.00 – 16.00 – Den stora Raksimarknaden öppnar. Folkdanser och sånggrupper uppträder, spådamer och siare kan besökas. Mat och dryck säljs.

15.00 – 16.30 – Visning av filmen “Emīla nedarbi” (“Emīlsrackartyg”)

18.00 – 19.30 – Visning av filmen “Limuzīns Jāņu nakts krāsā” (“Midsommarnattsfärgad limousin”). Parallelt – avslappning på Gaujas stränder, flätning av blomkransar, uppsättning av tält.

Organiseringen av evenemanget genomfördes av Raksis ägare och specialisten på marknadsföring. Som värd för evenemanget stod en röst från Radio Skonto, Valdis Melderis, som bjöd in publiken att delta i attraktionerna, intervjuade folk och presenterade musikerna. Evenemang av denna storlek behöver en värd som kan leda deltagare och besökare, utan en professionell värd skulle det bli kaos. God kommunikation mellan publiken och värden möjliggjordes med ljudutrustning. Värdens huvuduppgift är att få med publiken i aktiviteterna och att presentera programmet tydligt, och att skapa en trevlig, lätt och härlig atmosfär.

Frågor

Frågor