II. Galvenie kultūras produkti 7. Kultūras pasākumi

7.10: Finanses

Sastādot pasākuma budžetu, jāatceras, ka “budžets var tikt raksturots kā plānu kvantitatīvs apkopojums, jeb, citiem vārdiem – plāni tiek izteikti skaitļos. Budžeta veidošanas process ietver sevī izmaksu un ieņēmumu noteikšanu un finanšu resursu piesaistes plānošanu” (Events management, 177. Lpp).

Jau iepriekš minējām par pasākuma/produkta izmaksām un izdevumiem, kas nosaka nepieciešamo ieņēmumu daļu un palīdz aprēķināt pasākuma cenu, jeb ieejas biļetes vērtību.

Lai segtu izdevumus uzņēmējs lieto:

1. Savus uzkrājumus
2. Piesaistīto sponsoru finansējumu
3. Publiskā sektora atbalstu, piemēram pašvaldības un valsts programmas
4. NVO atbalstu – dažādu organizāciju, fondu programmas.

Finanšu piesaistīšanai pirmkārt nepieciešams izstrādāt pasākuma plānoto budžetu.  Tā ir pasākuma izmaksu tāme un plānoto ieņēmumu tāme, skat. 4.sadaļu. Budžetā jābūt iekļautām visām pasākuma aktivitātēm, tai skaitā arī mārketinga pasākumiem.  Veidojot budžetu, uzņēmējs skaidri redz  finansējuma apjomu, kas nepieciešams, lai sasniegtu savus izvirzītos mērķus, kā arī var aprēķināt nepieciešamo ieņēmumu apjomu. Lai saglabātu mērķauditorijai pieejamu un pievilcīgu pasākuma cenu, tiek piesaistīti atbalstītāji un sponsori. Tiek meklētas organizācijas ar līdzīgām mērķauditorijām un interesēm.

Kad plānotais budžets izveidots, jāveido piedāvājums sponsoriem un sadarbības partneriem. Piedāvājuma mērķis ir piesaistīt sponsora vai sadarbības partnera uzmanību, ieinteresēt par pasākuma atbalstu. Sponsorēšanas piedāvājumā jāparedz sponsoram  nepieciešamais, piemēram, sponsora produkta izmantošana, iesaistīšana, tā radot izdevīguma efektu.

Sadarbība ar jebkuru citu organizāciju jāorganizē ļoti savlaicīgi, jo gan kompānijas, gan publiskais sektors savus budžetus plāno vismaz gadu iepriekš. Tādēļ uzņēmējiem arī savi piedāvājumi un priekšlikumi jāiesniedz savlaicīgi.  Tieši nesavlaicīgas darbības dēļ daudzi interesanti priekšlikumi paliek bez atbalsta. 

Uzņēmējs veic plānoto izmaksu un ieņēmumu aprēķinus, bet dzīve ienes savas korekcijas. Nereti faktiskie lielumi ir atšķirīgi no plānotajiem. Faktiskie lielumi var būt gan mazāki, gan lielāki visos posteņos gan izdevumos, gan ieņēmumos. Lai izvairītos no nepatīkamiem pārsteigumiem, parasti tiek plānotas tā sauktās neparedzētās izmaksas, papildinot nepieciešamo izmaksu budžetu, ko nebija veicis “Līgo Rakšos” organizētājs. Viņam, par laimi, neparedzētu izdevumu nebija, toties neizpildījās plānoto ieņēmumu lielums.  Ieņēmumi var svārstīties vairāk, jo ir pakļauti lielākiem riskiem.  Piemēram, ja apmeklētāju būs daudz vairāk nekā plānots, pastāv risks, ka pasākums var izgāzties tā pārblīvētības dēļ un cietīs  apmeklētāji. Tādēļ apmeklētāju optimālais skaits pasākuma rīkotājam skaidri jāzina. Tas ir atkarīgs no pasākuma norises vietas ietilpības un servisa pakalpojumu sniegšanas kapacitātes. Optimālo apmeklētāju skaitu nav vēlams  pārsniegt arī finansiālu ieguvumu dēļ. Otrs variants veidojas, ja apmeklētāju skaits ir mazāks nekā plānots. Tas, protams iespaido ieņēmumus. Lai nodrošinātos pret finansiāliem zaudējumiem, jāpiesaista sponsori un atbalstītāji, kā arī precīzi jāveic pasākuma mārketinga aktivitātes.

Tā arī Rakšu pasākuma gadījumā faktiskie ieņēmumi bija mazāki par plānotajiem, jo nepiepildījās divi plānotie parametri: apmeklētāju skaits bija mazāks (2200), līdz ar to neveidojās plānotie biļešu ieņēmumi. Bija plānots ieņemt 16910 LVL, faktiski  ieņēmumi sastādīja 14715,  tātad par 2197 LVL mazāk.  Tomēr uzņēmums ieguva  ne tikai peļņu – 4160 LVL, bet arī potenciālos klientus nākotnē, pieredzi, sadarbības partnerus un 2200 ļoti apmierinātus apmeklētājus. K.Blaus apgalvoja, ka vērtē šo pasākumu kā ļoti izdevušos, noteikti pasākums tiks organizēts arī nākamajā vasarā. Arī sadarbības partneri un sponsori bijuši ar šo pasākumu ļoti apmierināti.

                                        4.tabula. Plānotie un Faktiskie izdevumi/ieņēmumi.

Pēc pasākuma uzņēmējam jāveido  pasākuma norises un  finanšu pārskats. Tas jāizsūta kopā ar pateicību par atbalstu visiem sadarbības partneriem un sponsoriem. Caurspīdība un atklātums ir labākie sabiedrotie nākamā pasākuma kopīgai  rīkošanai, jebkura pasākuma veiksmes garants. Arī neveiksmes gadījumā tas ir ārkārtīgi svarīgi, jo no kļūdām mācās, tās analizējot un novēršot.

Jautājumi

Jautājumi