II. PRINCIPALES PRODUCTOS CULTURALES 7. EVENTOS CULTURALES

Sección 7.10: Aspectos financieros

Cuando se prepara el presupuesto de un evento, el empresario debe recordar que “un presupuesto puede describirse como una declaración cuantitativa de los planes; en otras palabras, el plan, expresado en forma numérica. El proceso de elaboración del presupuesto incluye la estimación de los costes y de los ingresos, y la asignación de recursos financieros.”(Events management, p.177).

Ya hemos hablado sobre gastos, costes que determinan los ingresos necesarios y ayudan a calcular el valor de la entrada.

Para cubrir los gastos, el empresario utiliza:

• Los ahorros de la propia empresa
• Apoyo financiero de patrocinadores
• Apoyo del sector público: programas gubernamentales y municipales
• Apoyo de las ONG: programas de becas y financiación de distintas organizaciones

Para atraer ayuda financiera, se ha de crear antes de nada un presupuesto del evento planificado: una estimación de los gastos e ingresos potenciales (véase el capítulo 4). Todas las actividades del evento así como los costes de marketing deben incluirse en el presupuesto. Mientras crea el presupuesto, el empresario ha de supervisar las necesidades financieras para lograr los objetivos establecidos, y también calcular el volumen de ingresos necesario. Para mantener un precio accesible y razonable para el mercado objetivo deben localizarse patrocinadores y colaboradores del evento; se buscan organizaciones con mercados objetivos similares.

Cuando esté listo el presupuesto, se puede trabajar en la oferta a los patrocinadores y socios colaboradores. El objetivo de la oferta es llamar la atención del patrocinador o socio colaborador, y despertar su interés por ayudar al evento. La oferta de patrocinio debe incluir el plan sobre cómo se conseguirán los objetivos del patrocinador. Para atraer la atención de los patrocinadores, se ha de crear una situación de mutuo beneficio, con el uso y la participación de materiales de promoción y productos del patrocinador.

Se debe organizar la colaboración con cualquier otra compañía con tiempo, ya que tanto el sector privado como el público planifican sus presupuestos al menos con un año de antelación. Por consiguiente, los empresarios deben remitir sus propuestas con suficiente anticipación. En Letonia, muchas propuestas interesantes no consiguen ayuda debido precisamente a demoras.

El empresario realiza los cálculos de los ingresos y gastos previstos, pero la vida los corrige según su criterio, y, frecuentemente, las cifras reales son diferentes a las previstas.Las cifras reales pueden ser superiores o inferiores en todos los apartados, gastos o ingresos. Para evitar sorpresas desagradables, normalmente se calculan los llamados costes imprevistos, de modo que se mejora el presupuesto de gastos. En nuestro caso, el empresario no había calculado gastos imprevistos. Por fortuna no se dieron, si bien su plan de ingresos no se hizo realidad. Los ingresos pueden variar en mayor medida, ya que se ven afectados por mayores riesgos. Por ejemplo, si hay más asistentes de lo esperado, el evento puede fracasar debido a su masificación; son los asistentes quienes lo sufren. Por esa razón, el empresario necesita saber el número óptimo de asistentes, que dependerá del tamaño del espacio donde tendrá lugar el evento y de la capacidad de los servicios. No se debe sobrepasar el número óptimo de asistentes, ni siquiera por razones financieras. El ejemplo contrario: el número de asistentes es menor al esperado, lo que, evidentemente, condiciona los ingresos. Para cubrirse frente a pérdidas financieras, se debe atraer a patrocinadores así como planificar actividades de marketing.

En el caso del evento Līgo en “Rakši”, los ingresos reales fueron inferiores a lo planificado, porque el número de asistentes fue menor al previsto (dato real: 2.200); por consiguiente, los ingresos por venta de entradas no alcanzaron el objetivo marcado. Se proveía alcanzar los 16.910 Ls, pero el dato real fue de 14.715 Ls, es decir 2.195 lats menos de lo esperado. La compañía obtuvo un beneficio de 4.160 lats y, además, 2.200 asistentes satisfechos (clientes potenciales en un futuro), experiencia y unos socios colaboradores. K. Blaus confirmó que el evento fue un éxito y afirmó que se organizará un evento similar al año que viene. También los patrocinadores y socios colaboradores se mostraron satisfechos con el evento.

Gastos/ingresos previstos y reales

Tras la finalización del evento, el empresario debe llevar a cabo una revisión financiera del mismo y enviarla a los socios colaboradores y patrocinadores, junto con una nota de agradecimiento. Los mejores compañeros en la organización de un evento son la transparencia y la honestidad, garantía del éxito del siguiente evento. Es muy importante, incluso en el caso de registrar pérdidas; que aprendamos de los errores mediante su análisis y corrección.

Preguntas

Preguntas