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El empresario accede al mercado como el propietario de un producto cultural que no solamente organiza y coordina el evento, sino que también asume responsabilidades legales. Por consiguiente, todas las acciones del empresario deben ser correctas desde el punto de vista legal; se han de acordar y firmar acuerdos mutuos.
En los contratos se deben incluir las siguientes cláusulas:
Es importante recordar que se deben cerrar contratos con todas las partes involucradas: proveedores, medios de comunicación, patrocinadores y colaboradores. En el caso de eventos culturales organizados en un lugar o un escenario propiedad de otra empresa, también se debe cerrar un contrato con la misma.
El proceso de cierre de un acuerdo es una parte muy importante de la organización de un evento. En teoría se puede dividir en los pasos siguientes: interés, conversaciones, acuerdo mutuo, negociación de los términos y condiciones, firma del contrato y su aplicación.
En los negocios se debe cumplir con todos los reglamentos y obligaciones nacionales y locales (obligaciones comerciales, sanitarias, de seguridad y de protección medioambiental). En este caso:
A pesar de que el permiso para vender mercancías con impuestos especiales es reclamado a los vendedores de dichas mercancías y abonado por ellos, la persona responsable de su control es el propietario del evento. Por tanto, la obtención de los permisos debe ser controlada; en caso contrario, el empresario está asumiendo un riesgo. Los representantes de la autoridad competente pueden suspender o prohibir el evento.
Si participa una agencia de publicidad, será responsable de todos los impuestos relacionados con la exhibición de publicidad y de los permisos municipales; si no se pagan los impuestos, las autoridades locales pueden retirar los carteles.
Es importante enfatizar que el cierre de un contrato mitiga los riesgos, el incumplimiento o ruptura de acuerdos mutuos, así como las pérdidas financieras.
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