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Cuando se planifica un evento se deben considerar todos los gastos. Se ha de preparar el presupuesto después de acordar los costes con los proveedores. Cuando la estimación completa de los costes esté lista, se podrán calcular los ingresos necesarios y atraer a colaboradores y patrocinadores al evento.
Hay dos tipos de gastos, fijos y variables; ambos generan costes de estructura. Los gastos variables dependen del número de productos vendidos, en nuestro caso, las entradas. Los gastos fijos incluyen los costes de administración de la empresa durante el evento: los salarios del personal, todos los gastos diarios, impuestos, seguros,... En nuestro caso la empresa calculó 2 días de gastos; el evento duró 2 días. Los gastos fijos no dependen del número de asistentes; los gastos de producción del contenido del evento son fijos.
A. Gastos fijos
| Costes de administración de la empresa, 2 días | LVL 200 |
| Seguro del evento | LVL 100 |
| Alquiler de terreno extra para ubicar las tiendas de campaña y el aparcamiento de coches, alquilado a un vecino | LVL 200 |
| Alquiler de equipos para el escenario y tiendas de campaña para los músicos | LVL 1.000 |
| Mesas, sillas y cabañas para la feria, proporcionadas por el municipio de Cēsu | LVL 0 |
| Equipo de luz y sonido | LVL 600 |
| Aseos portátiles | LVL 300 |
| Servicios de seguridad | LVL 650 |
| Montaje y desmontaje del terreno | LVL 200 |
| Limpieza del terreno tras el evento | LVL 150 |
| Decoración del terreno y señalización informativa | LVL 400 |
| Montaje de la hoguera | LVL 150 |
| Materiales pirotécnicos | LVL 500 |
| Equipos para los servicios de restauración, aportados por los proveedores | LVL 0 |
| Honorarios de los grupos de música | LVL 2.200 |
| Honorarios del presentador del evento | LVL 350 |
| Derechos de autor por la emisión pública de música | LVL 80 |
| Permiso para vender alcohol y comida en una excursión | LVL 80 |
| Costes de publicidad (incluidos los trabajos de impresión) | LVL 2.300 |
| Publicidad – trueque con la empresa de publicidad Diena* | LVL 500 |
| Publicidad – trueque con la imprenta Veiters* | LVL 200 |
| Costes de transporte para el suministro de materiales | LVL 300 |
| TOTAL – GASTOS FIJOS | LVL 10.460 |
B. Gastos variables
| 1.Pago adelantado de la reserva de entradas – 7% del precio de la entrada 0,20 Ls de 3,00 Ls por entrada, 1.500 entradas | LVL 300 |
| GASTOS TOTALES DEL EVENTO | LVL 10.760 |
El IVA del 21% está incluido en los precios
*El trueque es un método de intercambio en el cual dos empresas intercambian directamente mercancías o servicios por otras mercancías o servicios sin utilizar dinero. El coste de los bienes o servicios intercambiados debe ser incluido en declaración de gastos.
El empresario debe establecer el llamado punto de equilibrio, que depende del número de unidades vendidas (entradas), del precio de la unidad (entrada) y de la estructura de los costes fijos y variables.
En punto de equilibrio, los ingresos y los gastos son iguales. Esto se debe tener en cuenta a la hora de calcular el precio de la entrada. La teoría sobre estos cálculos se puede leer en “Marketing Culture and Arts” (Montreal, 2001, p.133).
Para calcular el punto de equilibrio y determinar el número de unidades vendidas que se precisan para evitar pérdidas financieras, se puede utilizar la siguiente fórmula:
“Punto de equilibrio” =
Costes fijos 10460
__________ = ________________ = 3.735 asistentes
Beneficio bruto 3,00 - 0,20
El beneficio bruto es el precio de la entrada menos los costes variables por entrada.
Los productores quisieron fijar un precio asequible y calcularon 3 lats por entrada basándose en una estimación poco realista de 3.735 asistentes. Para resolverlo, el empresario atrajo a colaboradores o patrocinadores (las autoridades regionales de Amata), cuyo apoyo financiero de 5000 lats hizo posible alcanzar el punto de equilibrio con 1950 asistentes que adquiriesen sus entradas por Internet de forma anticipada.
10.460 - 5.000 = 5.460 : 2,80 = 1.950 asistentes
También se contó con que las entradas serían vendidas sin intermediarios antes de la celebración del evento en “Rakši”, y que había previstas otras fuentes de ingresos.
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1. Apoyo financiero de las autoridades de la región de Amata |
Ls 5 000 |
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2. Ingresos por entradas (1500x3,00)+(1500x2,80) |
Ls 8.700 |
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3. Ingresos por alojamiento |
Ls 1.260 |
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4. Ingresos por las tiendas de campaña 300 x 5,00 |
Ls 1.500 |
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5. Ingresos por alquiler del espacio para restauración 3x150,00 |
Ls 450 |
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INGRESOS TOTALES ESTIMADOS |
Ls 16.910 |
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ANFITRION DE PLANIFICACIÓN GANAR 16.910-10.760 = |
Ls 6.150 |
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