II. PRINCIPALES PRODUCTOS CULTURALES 7. EVENTOS CULTURALES

Sección 7.3: Fases de la planificación de un evento – elementos y componentes principales

IDEA – CONCEPTO – OBJETIVOS – GUIÓN – ORGANIZACIÓN – EVENTO

El proceso que abarca desde la aparición de una idea hasta la creación de un evento ya organizado consta lógicamente de varias fases. Las ideas surgen normalmente en el transcurso de “tormentas de ideas”, donde quienes están interesados en los mismos objetivos se reúnen para dilucidar qué se debe hacer para crear un nuevo evento. En esta fase, la creatividad y el impulso imaginativo son las cualidades más necesarias. Los empresarios de la industria del turismo pueden invitar a personas del ámbito de la cultura así como profesionales del marketing a que participen en el proceso de generación de ideas.

Idea – el tema puede estar ligado o no a la organización de un evento en el campo. Se pueden crear distintos tipos de eventos; por ejemplo, eventos relacionados con la conservación de algunos materiales, como exposiciones de herramientas, vestidos, edificios o vajillas. O eventos donde se represente la vida rural durante la época soviética, o puede tratarse de una granja de animales donde los visitantes puedan experimentar el trabajo del granjero. Puede consistir en navegar, adivinar el futuro, descubrir la flora, etc. Hay montones de ideas que se pueden generar analizando las posibilidades, los alrededores y las tradiciones locales.

Paso 1 – IDEA –  En nuestro ejemplo, los propietarios del centro de recreo “Rakši” eligieron la celebración de Līgo, con arraigadas tradiciones locales. La idea está fuertemente ligada a la misión del evento: dar a conocer las tradiciones de Līgo en el campo. Utilizando esta idea se desarrolló el concepto del evento; se dio respuesta a las preguntas conceptuales.

Los propietarios del complejo “Rakši” proporcionan las respuestas.

Paso 2 – CONCEPTO – Respuestas a preguntas básicas-

1. ¿Por qué se organiza el evento?

• Para crear un nuevo evento en el complejo y atraer nuevos visitantes.

2. ¿Cuál es la idea y el contenido del evento?

• Celebrar Līgo con una feria, conciertos, bailes, hogueras y fuegos artificiales.

3. ¿Cuándo tendrá lugar el evento?

• Durante el solsticio de verano, la tarde y noche del 23 de junio.

4. ¿Dónde tendrá lugar el evento?

• En el Complejo Recreativo “Rakši”.

5. ¿Quiénes serán los asistentes a este evento?

• Un amplio abanico de personas procedentes de toda Letonia, familias con niños.

Paso 3 – OBJETIVOS– Una parte importante del proceso de planificación es la definición y establecimiento de objetivos precisos y su consecución. Los autores de “Events management” señalan que “los objetivos bien planteados son un elemento fundamental del proceso de planificación y se distinguen por varias características clave. Estas se pueden resumir en las iníciales inglesas SMART (específico, medible, realizable, relevante y limitado en el tiempo)”. (Events management, Oxford, 2003. P.70) Los objetivos pueden ser específicos, asociados al tema y a la misión del producto; pueden ser medibles, ligados a unidades de medida; realizables, relacionado con categorías alcanzables; relevantes, asociados al objetivo del entorno específico y al periodo de tiempo en que transcurre el evento.

Objetivos del evento – “Līgo en Rakši”, definidos el 20 de abril de 2010:

1. Específico-

• Organizar un evento Līgo con tal nivel de calidad que induzca a los asistentes a:
  • Volver no solamente al año que viene, sino que también nos visiten entre ambas ediciones,
  • Recomendar el Complejo “Rakši” a sus amigos y conocidos como un excelente lugar de recreo en el campo,
• Crear una atmósfera privada para diferentes tipos de actividades recreativas en un amplio territorio de 7 hectáreas,
• Atraer grupos de música popular y artesanos para que presenten las tradiciones nacionales.

2. Medible-

• Cubrir los gastos de la organización
• Atraer y atender a 3000 visitantes
• Poner en marcha quince actividades en el evento, de modo que los asistentes tengan la oportunidad de ocupar todo su tiempo de estancia en “Rakši”.

3. Realizable-

• Involucrar a las autoridades locales de la región de Amata en la financiación del evento
• Involucrar al especialista en marketing E. Krauze en la organización de la campaña publicitaria
• Atraer patrocinadores y colaboradores para no tener pérdidas.
• Involucrar en el programa a presentadores de eventos famosos y grupos musicales para aumentar el atractivo del evento

4. Relevantes-

• Alquilar más espacio para ubicar las tiendas de campaña
• Subcontratar varios servicios de restauración para asegurar un servicio rápido y de alta calidad
• Involucrar a personal de seguridad para evitar atascos de tráfico, y controlar las plazas de aparcamiento y el orden público

5. Limitado en el tiempo-

• Empezar la campaña publicitaria en los medios de comunicación 2 semanas antes del día del evento
• Crear el guión antes del 5 de mayo
• Vincular a los participantes y colaboradores antes del 10 de junio
• Involucrar a los patrocinadores antes del 10 de junio
• Organizar el evento antes del 22 de junio
• Realizar el evento el 23 y 24 de junio

GUIÓN es una descripción de los elementos del evento con las horas de inicio y la duración de las actividades, los participantes, así como un esquema de los textos (a menudo los presentadores de eventos improvisan sobre un tema determinado).

Una versión reducida del Programa (sin textos) del evento Līgo en “Rakši”:

12.00 – 16.00 – Se abre la gran “Feria de Rakši”. Actúan grupos de música y de bailes típicos; también se puede visitar a adivinos; se venden comidas y bebidas

15.00 – 16.30 – Pase de la película “Emīla nedarbi” (“Las travesuras de Emīls”)

18.00-19.30 – Pase de la película “Limuzīns Jāņu nakts krāsā” (“Limusina del color de la noche de Līgo”). En paralelo – relax en las orillas del río Gauja, paseo en botes, confección de coronas de flores, instalación de las tiendas de campaña

La organización del evento fue gestionada por el propietario de “Rakši” y el especialista en marketing. Actuó como anfitrión el presentador profesional y locutor de “Radio Skonto” Valdis Melderis, quien invitó al público a asistir a las atracciones, realizó entrevistas y presentó a los músicos. Los eventos de este tamaño requieren un presentador que organice a los participantes y a los asistentes; sin un presentador profesional, el evento podría resultar caótico. La buena comunicación entre el presentador y el público fue posible gracias al uso de un equipo de sonido y micrófonos. La función principal del presentador es hacer que el público participe en las atracciones activamente y presentar de manera clara el programa; también crear un ambiente cómodo de alegría y libertad.

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