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El alojamiento debe ser capaz de albergar un número de personas y disponer de una sala equipada adecuadamente (lo suficientemente grande, con buena ventilación y suficientes puntos de luz). En principio, un área de comedor se puede reorganizar para acoger la reunión, pero en este caso todas sus necesidades de alojamiento serán reservadas por un mismo grupo. Cuando se envía un anuncio de sus servicios adicionales a las empresas locales o se coloca en su página web o en el folleto, se debe indicar claramente la capacidad de la sala de reuniones, lista de equipos disponibles y precios.
La sala de reuniones es tranquila y no puede ser perturbada por otros huéspedes. Tiene un ambiente atractivo, o incluso un poco elegante y está decorado con un amplio escritorio (o escritorios dispuestos en U, V o en forma de teatro) y sillas de alta calidad. El equipo necesario para las sesiones de entrenamiento por lo general incluye un proyector o por lo menos una pizarra o un soporte con una almohadilla de papel de gran formato y los marcadores de una lluvia de ideas y proyectos de decisión común, varios establecimientos de alimentación, y, opcionalmente, blocs de notas para cada huésped. Además de los equipos instalados en la sala de reuniones, también podría ser necesario algunos servicios como el acceso a Internet, impresoras, fotocopiadora, grapadoras, clips, grapas para quitar, carpetas, etc. Igualmente, tiene sentido organizar una mesa aparte con el café, té, agua mineral, zumo, etc., así como copas y vasos de autoservicio durante los descansos. La ventaja es que no habrá ninguna alteración relativa a su personal de servicio. Igualmente se tiene que indicar la ubicación de las zonas de fumadores.
Durante las sesiones de negocio / formación los clientes normalmente pasan
la mayor parte de la jornada de trabajo en la sala de conferencias, se reúnen
y relajan en un bar por la noche. En el inicio del evento una cena de bienvenida
o una excursión de introducción a los alrededores puede ser muy bien
valorada, sobre todo si se corresponde con los objetivos de la reunión /
formación (debe ser concertado con la empresa organizadora). Después
de que el trabajo esté terminado, un banquete por lo general culminará
el evento. Las instalaciones para banquetes pueden estar fuera de la zona de comedor
o sala de reuniones por reorganizar las mesas y mejorar el ambiente con algunos
elementos nuevos agradables y refrescantes. La sala de banquetes tendrá un
acceso fácil y cercano de la cocina. El menú para el banquete debe
ser elaborado y acordado de antemano, ya que puede haber peticiones especiales de
los vegetarianos, gourmets o invitados de honor. Es útil tener posibles variantes
del menú del banquete, ya que en el futuro podría utilizar este espacio
para la celebración de ocasiones como aniversarios, bodas, cumpleaños,
etc.
La idea principal de tener un seminario / taller / conferencia / reunión
fuera de la ciudad es la combinación de trabajo y recreo. Por lo tanto,
sus clientes pueden esperar nuevas posibilidades de entretenimiento de la noche.
Usted les puede ofrecer sauna, bailar, piscina y juegos de interior, un picnic cerca
de un fuego, etc. A los huéspedes que se quedan después de la finalización
del evento se le presenta la oportunidad de ir de pesca, de excursión, remo,
esquí o practicar otros deportes.
La prestación del servicio a grupos empresariales resulta muy beneficiosa. En primer lugar, porque los eventos de este tipo tienen lugar fuera de temporada alta y dejan que el alojamiento pueda sobrevivir con un beneficio a través de -entre temporadas. En segundo lugar, por regla general, las sesiones de entrenamiento terminan en un banquete o una fiesta o al menos una cena de despedida. Algunos clientes quieren quedarse después de la finalización de la sesión para participar en actividades al aire libre, por lo que los servicios de consumo y los ingresos totales son altos. En tercer lugar, durante estos eventos se convierte en su alojamiento familiar para un número importante de personas, algunos de los cuales podrían convertirse en sus clientes habituales. Además, los miembros del grupo pueden realizar publicidad en vivo, recomendando su visita a gran cantidad de personas cada vez será mayor el número de sus clientes potenciales.
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5.5. Equipamiento para reuniones | 5.6. Servicios para segmentos específicos |
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